ASR Consulting and Research Group

      İnteqrə edilmiş menecment sisteminin mahiyyəti

İnteqrə edilmiş menecment sistemi (İMS) biznesin məqsəd və missiyasının bəyan edilməsinin asanlaşdırılması üçün biznesin bütün komponentlərini bütöv zəncirvari sistemdə birləşdirən menecment sistemidir.
      Hazırda Ətraf mühitin mühafizəsi (İSO 14001:2004), Keyfiyyət (İSO 9001:2008), Sağlamlıq və Texniki təhlükəsizlik (OHSAS 18001-2007) üzrə idarəetmə sistemlərinin inteqrasiya edilməsi müəssisələr tərəfindən kifayət qədər uğurla tətbiq edilən sistemlərdir. Bu idarəetmə sistemləri arasındakı oxşarlıqlar, İEMS-nin qurulmasını daha da asanlaşdırır. Digər tərəfdən isə, qeyd olunan standartlar arasındakı oxşarlıqları nəzərə almaqla, onları aşağıdakı kimi sıralamaq olar:

• sənədləşmə ;
• sənədlərə nəzarət ;
• qeydlərə nəzarət ;
• siyasət ;
• planlaşdırma ;
• məqsəd və hədəflər ;
• daxili və xarici əlaqələndirmə ;
• təşkilatlanma və vəzifələr ;
• təlim – maarifləndirmə ;
• hüquqi tələblərin müəyyən edilməsi ;
• resurslar ;
• prosesə nəzarət ;
• daxili audit ;
• uyğunsuz xidmətə nəzarət ;
• düzəldici və önləyici fəaliyyətlər ;
• davamlı təkmilləşdirmə və müştəri məmnuniyyəti ;
• idarəetmənin nəzərdən keçirilməsi və s.

Bütün bu oxşarlıqlarla yanaşı, hər bir standartın özünə xas olan elementləri də vardır. Təhlükələrin və risklərin qiymətləndirilməsi, ətraf mühit üzrə təsirlərin qiymətləndirilməsi, hüquqi və digər tələblərə uyğunluğun qiymətləndirilməsi, fövqəladə hallarda cavab planı və s. bunlara misal ola bilər.
     İEMS-in məqsədi proseslər arasındakı əlaqəni və onların ardıcıllığını düzgün quraraq,  görülən işin təkrarlanmasına yol verməməkdir. Amma, bu  heç də o demək deyil ki, İEMS-də fərdi idarəetmə sistemlərinə az əhəmiyyət verilir. Əksinə, yüksək səmərəliliyi qoruyub saxlamaq üçün, bu sistem daxilindəki hər bir fərdi idarəetmə sisteminin qarşıya qoyduğu tələblər sözsüz yerinə yetirilməlidir.

İnteqrəedilmiş menecment sisteminin tətbiqi

İnteqrəedilmiş menecment sisteminin tətbiqi aşağıdakı ardıcıllıqla həyata keçirilir:

      1. Müəssisənin idarəetmə sisteminin və normativ sənədlərinin öyrənilməsi. Bu mərhələdə aşağıdakı işlər görülür:

• Menecment sistemi və istifadə olunan normativ sənədlər barədə məlumatların yığılması;
• İEMS modelinə əsasən NS-nin kateqoriyalar üzrə bölüşdürülməsi;
• Normativ sənədlərin İEMS tələblərinə müvafiqliyinin təhlili;
• Normativ sənədlərin düzəliş üçün və istifadədən çıxarılmaya bölüşdürülməsı.

      2. Müəssisənin təşkilati strukturunun qurulması. Bu mərhələyə aşağıdakılar daxildir:

• Müəssisənin  baş direktoru ilə məsləhətləşmə, təşkilatın yuxarı təşkilatı səviyyəsinin qurulması və İEMS modelinin dekompozisiyasının, birinci səviyyə prosesləri üçün məsuliyyətlərin bölüşdürülməsi;
• Müəssisənin  bölmə rəhbərləri ilə məsləhətləşmə və təşkilati strukturunu icraçılar səviyyəsinə qədər dekompozisiya etmək.

      3. İEMS-nin proseslərinin təyini və modelləşdirilməsi. Bura aşağıdakı məsələlər daxildir:

• Bölmə rəhbərləri ilə məsləhətləşmə və İEMS modelinin prosesləri üçün əməkdaşlar arasında məsuliyyətlərin bölüşdürülməsi;
• Proseslərə məsul şəxslərlə məsləhətləşmə və İEMS modelinin icraçılarının daxili fəaliyyətlər səviyyəsinə qədər dekompozisiyası.

      4. İEMS-in tələblərinə uyğun  olaraq prosedur və təşkilatı strukturun optimallaşdırılması. Bu mərhələyə aşağıdakılar daxildir:

• Proseslərin və prosedurların “ bir proses- bir  bölmə - bir məsul şəxs” prinsipinə müvafiq optimallaşdırılması;
• Müəssisə üçün yeni proses və prosedurların optimallaşdırılmış təşkilatı struktur çərçivəsində fəaliyyətlərə qədər dekompozisiyası;
• Müəssisənin köhnə normativ sənədlərinə düzəliş edilməsi və yeni normativ sənədlərin  işlənməsi.

 
     İnteqrəedilmiş menecment sisteminin tətbiqinin səmərələri.

İEMS-nin ümumi faydalarını qısa şəkildə aşağıdakı kimi sıralamaq olar:

• texniki təhlükəsizlik, ətraf mühit və keyfiyyət üzrə idarəetmə sistemlərinin qurulması və İnteqrasiya olunması ;
• müştəriyə yönəlik, sistematik və proses yanaşması ilə müəssisənin idarə edilməsi ;
• müştəri məmnuniyyətini artırmaq üçün texniki təhlükəsizlik, ətraf mühit və keyfiyyət üzrə müvafiq mədəniyyətin formalaşdırılması ;
• insan amilinin əsas olaraq nəzərə alınması ;
• idarəetmədəki rahatlıq ;
• şirkət daxilində texniki təhlükəsizlik, ətraf mühit, keyfiyyət sistemlərinin auditi;
• resursların düzgün paylanılmasını təmin etmək ;
• hüquqi və digər tələblərin idarə edilməsindəki rahatlıq ;
• proseslərin doğru ardıcıllığı və İnteqrasiya edilməsi ;
• beynəlxalq bazara çıxmaq imkanı ;
• sadələşdirilmiş sənədləşmə sistemi və daha az qeydiyyat ;
• xərclərin azalması ;
• standartlaşdırılmış proseslər ;
• hesabat vermə-məruzə etmə sisteminin inkişaf etdirilməsi ;
• daxili və xarici əlaqələndirmə sisteminin effektivliyinin artırılması və s.

     Son illər dünyanın ən iri şirkətləri ilə yanaşı, istehsal və xidmət sahəsində fəaliyyət göstərən kiçik və orta həcmli şirkətləri də, İEMS-ni  uğurla tətbiq etməyə başlayıblar. Çünki, bəzi beynəlxalq şirkətlər, təchizatçılara yönəlik siyasətlərinin  tərkib hissəsi kimi yalnız sertifikatlaşdırılmış və İEMS-nə malik müəssisələrlə işləməyə üstünlük verirlər. Məsələn, Ford, General Motors, Daimler-Chrysler və Toyota kimi beynəlxalq avtomobil müəssisələri təchizatçılar qarşısında qoyduqları əsas tələblərdən biri də onların İEMS-i üzrə sertifikatlaşdırılmış idarəetmə sistemlərinə malik olmalarıdır.
    Beynəlxalq təcrübədən məlumdur ki, İEMS-ni tətbiq etməklə, müəssisələr bir çox səmərələr əldə edə bilərlər. Bu faydaları əsasən  iki qrupa bölmək olar: daxili və xarici faydalar. Daxili faydalar, şirkətin daxili funksiyaları və prosesləri ilə əlaqəli olduğu kimi, xarici səmərələrda şirkətin xarici fəaliyyəti ilə bağlıdır. Ümumiyyətlə, daxili faydaları şərti olaraq 3 qrupa bölmək olar: təşkilati, maliyyə və insanlarla bağlı faydalar. Əhəmiyyətinə görə xarici faydaları da ticari, əlaqələndirmə və keyfiyyət - təhlükəsizlik - ətraf mühit üzrə 3 qrupa bölmək olar.

Müəssisə daxili səmərələr

İEMS-nin tətbiqi ilə bağlı daxili səmərəliliyin və idarəetmənin keyfiyyətinin yüksəldilməsi kiçik və orta müəssisələrin əldə edəcəyi ilkin müsbət nəticədir. Məsələn, bunu 3 funksional şöbənin bir şöbədə birləşdirilməsi və oxşar elementlərə malik təşkilati strukturların fəaliyyətinin uyğunlaşdırılması ilə etmək olar.

Yuxarıda qeyd olunan təşkilati faydalardan əlavə, müəssisələr İEMS-ni tətbiq etməklə bir çox maliyyə faydaları da əldə edirlər. Sadəcə olaraq, İSO 9001-2008, İSO 14001-2004 və OHSAS 18001-2007 beynəlxalq standartlarının tələb etdiyi daxili auditləri birləşdirərək, xərcləri azaltmaq olar. Həmçinin, müəssisələr inteqrasiya olunmuş sistem üçün müvafiq sertifikatlaşdırma təşkilatı tərəfindən yalnız bir auditin keçirilməsi ilə əlaqədar öz xərclərini azalda bilərlər. Geniş mənada götürsək, standartların tətbiqi müəssisə daxilində standartlaşdırılmış proseslərin yaranmasına, işlərin ilk dəfədən düzgün yerinə yetirilməsinə, eləcə də xərclərin azaldılması və gəlirlərin artmasına səbəb olur.
      Təcrübə göstərir ki, İEMS-ni tətbiq etməklə müəssisələr işçilərinin motivasiya və məlumatlandırılma səviyyəsini də yüksəltmiş olurlar. Nəticədə müəssisə daxilində daha yaxşı imic yaradan və işçi-müdiriyyət əlaqələrinin inkişafına səbəb olan, işçilərin özlərini daha yaxşı və təhlükəsiz hiss etdiyi şərait yaranmış olur.

İEMS-ni tətbiq etməklə müəssisələrin əldə edəcəyi daxili səmərələr cədvəl 1-də göstərilmişdir.

Daxili səmərələr
Təşkilati faydalar	Maliyyə faydaları	İnsanlarla bağlı faydalar
Üç funksional şöbəni bir şöbədə birləşdirərək və fərdi sistemlər arasındakı qaranlıq məsələləri aradan qaldırmaqla idarəetmənin keyfiyyətinin yüksəldilməsi	Auditlərin birləşdirməklə xərcləri azaltmaq	İşçilərin motivasiya və məlumatlılığının yüksəldilməsi
Oxşar elementləri təşkilati sxemdə birləşdirərək və təşkilat içərisində məlumatlandırmanı doğru bölüşdürməklə iş səmərəliliyində inkişaf	Tək sertifikatlaşdırma auditi keçirməklə sertifikatlaşdırma auditi xərclərində qənaət	İşçilər arasında müəssisə haqqında daha yaxşı imic yaratmaq
Sistemin proseduraları arasındakı  təkrarlanmanın qarşısının alınması	Gəlir səviyyəsinin yüksəldilməsi
Sənədləşdirmə və əlaqələndirmənin sadələşdirilməsi

Müəssisə xarici səmərələr

Xarici səmərələrə gəldikdə isə onu demək olar ki, İEMS-nin tətbiqi idarəetmə sisteminin effektivliyini təmin etməklə, müəssisələrin bazarda rəqabət aparmaq imkanlarını xeyli artırır.
     Bu sistemdən istifadə edən müəssisələr qeyd etdiyimiz ticari faydalarla yanaşı, öz imicləri ilə bağlı müsbət nəticələr də əldə edirlər. Müxtəlif idarəetmə sahələri üçün fərqli əlamətlərin sintezi və hüquqi qaydalara uyğunluğu nümayiş etdirmə bacarığı, müəssisələrə öz göstəricilərinin “böyük portret”ini yaratmağa imkan verir. Bu həm də keyfiyyət, sağlamlıq, texniki təhlükəsizlik və ətraf mühit üzrə büdcələrin mərkəzləşdirilməsi, onun görünən dərəcədə daha səmərəli və effektiv olmasına səbəb olur. Digər tərəfdən, həmin şərtlərin həyata keçirilməsi nəticəsində müəssisə və səhmdarlar arasında əlaqələr yüksək səviyyədə inkişaf edir (məsələn: müəssisə və dövlət arasındakı əlaqə).
     İEMS-nin tətbiqi müəssisələrdə avadanlıq, materiallara vurulan zədələri, məhsul itkisini və təhlükəli tullantıları azaldır, bədbəxt hadisələri və vaxt itkisini minimuma endirir. Bunların əldə edilməsi, resursların qıtlığı şəraitində, xüsusilə, kiçik və orta müəssisələr üçün potensial müsbət nəticələr verə bilər.

İEMS-ni tətbiq etməklə əldə edilən xarici səmərələr aşağıdakı cədvəldə göstərilmişdir.

Xarici səmərələr
Ticari səmərələr	Əlaqələndirmə səmərələri	Keyfiyyət, sağlamlıq, texniki təhlükəsizlik və ətraf mühit üzrə səmərələr
Rəqabətə davamlı müəssisə olması	Şirkət imicinin möhkəmləndirilməsi	Keyfiyyət, sağlamlıq, texniki təhlükəsizlik və ətraf mühit üzrə göstəricilərin inkişaf etdirilməsi
Bazarda özünəməxsus yer tutması / onu inkişaf etdirməsi	Səhmdarlarla əlaqənin gücləndirilməsi	Təhlükəli tullantıların azaldılması və nəzarət altına alınması
Yeni müştərilər əldə etməsi / müştəri məmnuniyyəti	Hüquqi tələblərə cavab vermə	Avadanlıq zədələnməsinin və məhsul itkisinin azaldılma

İEMS-nin səmərələrinə qısa toxunduqdan sonra, belə bir nəticəyə gəlmək olar ki, bu sistemlərin günümüzdə tətbiqi, Azərbaycan müəssisələrinin məhsul və ya xidmətlərinin müvafiq tələblərə uyğunlaşdırılması və beynəlxalq bazara çıxması baxımından çox əhəmiyyətlidir. İdarəetməni asanlaşdırmaq və xərcləri azaltmaqla, bu idarəetmə sistemlərinin ölkəmizdə tətbiqinin genişlənməsi, bazar iqtisadiyyatı şəraitinə xas idarəetmə modelinin də formalaşmasına gətirib çıxara bilər.